Deine E-Mail-Signatur

Zahnrad → Alle Einstellungen anzeigen → Allgemein

1. Oben rechts auf das Zahnrad, dann Alle Einstellungen anzeigen.
2. Im Reiter Allgemein ganz nach unten scrollen bis Signatur.
3. + Neu erstellen, einen Namen vergeben (etwa „Standard“), bestätigen.
4. In das große Feld rechts klicken und einfügen: Strg + V beziehungsweise Cmd + V.
5. Direkt darunter unter Standardeinstellungen für Signatur Deine neue Signatur zweimal auswählen: für neue E-Mails und für Antworten und Weiterleitungen. Ohne diesen Schritt taucht sie nirgends auf.
6. Ganz unten auf der Seite Änderungen speichern. Der Knopf ist leicht zu übersehen.

Wenn Du ein Bild eingebettet hast

Gmail lädt das Bild beim Einfügen selbst hoch und ersetzt es durch eine eigene Adresse — das ist gewollt und dauert einen Moment. Falls Gmail meldet, die Signatur sei zu lang: Bild abwählen und stattdessen im Feld Bildadresse die Adresse Deines Fotos auf Deiner Website eintragen.

Zahnrad → E-Mail → Verfassen und antworten

1. Oben rechts auf das Zahnrad, links E-Mail, dann Verfassen und antworten.
2. Unter E-Mail-Signatur einen Namen vergeben und in das Bearbeitungsfeld einfügen: Strg + V.
3. Darunter beide Aufklappmenüs auf Deine Signatur stellen — für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen.
4. Speichern.

Häufig

Wenn nach dem Einfügen alles enger oder weiter aussieht als in der Vorschau: nicht nachbessern, keine Leerzeilen mit Enter einfügen. Outlook setzt Abstände selbst und wird bei jedem Handgriff unordentlicher.

Der einfache Weg

1. Neue Mail öffnen, im Menüband auf Signatur → Signaturen….
2. Neu, Namen vergeben, dann unten in das große Feld einfügen: Strg + V.
3. Rechts oben bei Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen Deine Signatur auswählen.
4. OK.

Wenn das Einfügen die Gestaltung zerlegt

Dann über die Datei

1. In Schritt 2 auf Als Datei speichern — Du bekommst eine Datei namens signatur.htm.
2. Windows + R drücken, %appdata%\Microsoft\Signatures eintippen, Enter.
3. Die Datei in diesen Ordner legen und so umbenennen, wie die Signatur heißen soll — zum Beispiel Standard.htm.
4. Outlook neu starten. Die Signatur steht jetzt im Menü Signatur.

Outlook für Windows stellt Mails mit der Textverarbeitung von Word dar. Deshalb bleiben runde Bilder eckig und feine Abstände verschieben sich leicht. Das ist kein Fehler in Deiner Signatur, das macht Outlook mit jeder.

Mail → Einstellungen → Signaturen

1. In der Menüleiste Mail → Einstellungen (ältere Versionen: Einstellungen…) → Reiter Signaturen.
2. Links Dein Konto auswählen, dann unten auf +. Eine leere Signatur erscheint.
3. Wichtig, sonst geht die Gestaltung verloren: Unten rechts das Häkchen bei Immer meine Standardschrift verwenden entfernen.
4. Erst jetzt in das rechte Feld klicken und einfügen: Cmd + V.
5. Unter Signatur auswählen Deine neue Signatur als Standard setzen. Fenster schließen, fertig.

Apple Mail setzt die Signatur bei Antworten unter den zitierten Text. Wenn Du sie oben haben willst: Mail → Einstellungen → Verfassen, Häkchen bei Zitierten Text der Antwort erhöhen prüfen.

Am Handy behalten Mail-Apps gestaltete Signaturen nur teilweise. Nimm deshalb oben den Knopf Kurzfassung fürs Handy kopieren — das sind vier Zeilen reiner Text mit Deinem Namen, Deiner Zeile und dem einen Link. Sie sieht überall gleich aus und ist am Handy sogar die bessere Fassung.

iPhone und iPad, Apple Mail

1. Einstellungen → nach unten zu Apps → Mail (bei älteren iOS-Fassungen direkt Mail).
2. Ganz unten Signatur.
3. Vorhandenen Text löschen — auch „Gesendet von meinem iPhone“ — und die Kurzfassung einfügen.

Gmail-App

1. Menü oben links → Einstellungen → Konto antippen.
2. Signatur für Mobilgeräte antippen und die Kurzfassung einfügen.

Outlook-App

1. Profilbild oben links → Zahnrad → Signatur.
2. Text ersetzen und speichern.

Konten-Einstellungen → Signatur

1. In Schritt 2 unten HTML-Code anzeigen öffnen und den gesamten Code markieren und kopieren — oder Als Datei speichern.
2. In Thunderbird: Extras → Konten-Einstellungen → Dein Konto anklicken.
3. Entweder das Häkchen bei HTML verwenden setzen und den Code in das Signaturfeld einfügen — oder unten Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen anhaken und die gespeicherte Datei auswählen. Der Weg über die Datei ist der stabilere.

Auch andere Programme und Werkzeuge, die nach einem Signatur-Code fragen, bedienst Du über das Codefeld in Schritt 2.

Statt des Bildes erscheint ein leerer oder roter Kasten

Das Bild ist beim Einfügen nicht mitgekommen. Lösung: In Schritt 2 das Bild entfernen und stattdessen unter Bildadresse im Netz die Adresse Deines Fotos auf Deiner Website eintragen. Diese Fassung überlebt jeden Weg. Wenn Du keine hast: Signatur ohne Bild bauen — sie funktioniert auch so.

Alles ist plötzlich Times New Roman

Klassischer Apple-Mail-Fall: Das Häkchen bei Immer meine Standardschrift verwenden war noch gesetzt. Häkchen raus, Signatur löschen, neu einfügen.

Die Abstände sind riesig oder alles klebt aneinander

Meist Outlook für Windows. Nichts von Hand nachbessern — jede Enter-Taste im Signaturfeld macht es schlimmer. Stattdessen den Weg über die Datei nehmen (siehe Outlook klassisch).

Gmail sagt, die Signatur sei zu lang

Das eingebettete Bild ist zu groß. Bild entfernen oder durch eine Bildadresse ersetzen.

Die Signatur erscheint nur bei neuen Mails, nicht bei Antworten

In den Signatur-Einstellungen gibt es dafür zwei getrennte Auswahlfelder. Das zweite ist noch auf „keine“.

Der Link ist blau und unterstrichen, obwohl ich eine Farbe gewählt habe

Manche Postfächer setzen Linkfarben selbst. Dagegen kommt keine Signatur an, und es schadet nichts — blau und unterstrichen erkennt jeder als klickbar.